Jaostojen ohjesäännöt

Yleisiä määräyksiä

Helsingin Seudun Kennelpiiri ry (= Piiri) voi toimintansa tehostamiseksi perustaa jaostoja esim. roturyhmän tai harrastusalan mukaan.
Jaostot toimivat Piirin hallituksen ja koiraharrastajien sekä eri koira-alan yhdistysten välisenä yhteyselimenä ja koordinaattorina.
Jaostot ovat epäitsenäisiä toimintayksiköitä. Ne noudattavat Piirin sääntöjä ja toimivat kiinteässä yhteistyössä Piirin hallituksen kanssa sekä tekevät tarvittaessa yhteistyötä Piirin jäsenjärjestöjen ja lähikennelpiirien vastaavien jaostojen kanssa.
Jaostoon valitaan tarpeellinen määrä jäseniä siten, että kokoonkutsuja neuvottelee Piirin jäsenjärjestöjen kanssa, jotka edustavat jaostojen toimintaa. Kokoonkutsuja esittää toimihenkilöluettelon Piirin hallituksen hyväksyttäväksi.
Jaoston toimikausi on kaksi (2) vuotta. Jaosto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, jonka Piirin hallitus vahvistaa. Jaosto voi nimetä sihteerin ja muut tarpeelliset toimihenkilöt. Toimikauden aikana voidaan jaostoa täydentää jäljellä olevaksi toimikaudeksi uusilla jäsenillä eroavien tilalle.

Piirin hallituksen puheenjohtaja ei voi toimia jaoston rahastonhoitajana.

Hallinnollisia määräyksiä

Jaoston tulee noudattaa tämän ohjesäännön määräyksiä ja toimia Piirin hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Kaikkien jaoston toimintaan nimettyjen henkilöiden tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti sekä huolehtia siitä, että jaoston omaisuutta hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla.
Jaoston kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri. Pöytäkirjat ja niiden pykälät on numeroitava juoksevasti. Pöytäkirjat tulee säilyttää luotettavalla tavalla. Kopio pöytäkirjasta toimitetaan Piirin hallitukselle kuukauden (1 kk) kuluessa kokouksesta.
Ulkopuolisille tahoille lähetettävät anomukset yms. on aina ensin hyväksytettävä Piirin hallituksella.

Toiminnan suunnittelu

Toimintaansa varten jaostot laativat vuosittain seuraavan vuoden toimintasuunnitelman, ja mikäli toiminnan laatu ja laajuus sitä edellyttävät, niin toiseksi vuodeksi voi laatia runkosuunnitelman. Piirin hallitus vahvistaa toimintasuunnitelman ja runkosuunnitelman.
Toimintasuunnitelma on toimitettava Piirin hallitukselle lokakuun aikana, mieluiten jo lokakuun 15. päivään mennessä.
Toimintasuunnitelma sisältää pääsuuntaviivat jaoston toiminnasta:

  • Erityisen tärkeää on Piirin alueella tapahtuvan jaoston toimialaan liittyvän koiraharrastuksen seuraaminen, ylläpitäminen ja aktivoiminen.
  • Jaosto voi saada järjestettäväkseen tai olla osavastuussa Piirille myönnetyistä näyttelystä tai kokeesta.
  • Jaosto voi järjestää tiedotus-, koulutus-, ym. tilaisuuksia Piirin alueen koiraharrastuksen lisäämiseksi ja tukemiseksi.
  • Jaosto tekee omalta osaltaan Piirin hallitukselle ehdotuksia Piirin alueen koiraharrastuksen kehittämiseksi.

Jaoston vastuulla olevan tapahtuman järjestämisestä (esim. koulutustilaisuus tai koe) on toimitettava normaali anomus Piirin hallitukselle kulloisenkin määräajan puitteissa.

Toimintavuoden päättyessä jaosto laatii toimintakertomuksen, joka on toimitettava Piirin hallitukselle tammikuun loppuun mennessä.

Talous

Jaoston on laadittava vuosittain taloudenhoidon suunnitelma. Toimintasuunnitelman yhteydessä esitetään seuraavaa vuotta koskeva talousarvio, joka on osa toimintasuunnitelmaa sisältäen mm. talousarviota koskevat perustelut.
Talousarvio on toimitettava Piirin hallitukselle lokakuun aikana yhdessä toimintasuunnitelman kanssa.
Erillisten tärkeiden toimenpiteiden menot, mikäli niitä ei ole sisällytetty vahvistettuun talousarvioon, anotaan hyväksyttäväksi Piirin hallitukselle osoitetulla perustellulla anomuksella. Erityismäärärahat (jonkin tapahtuman järjestämiseksi) on tilitettävä välittömästi tapahtuman jälkeen.
Jaoston aloittaessa toimintansa Piirin hallitus myöntää toiminta-avustuksena vuosittain erikseen päättämänsä summan.
Jaosto päättää pankkitilin avaamisesta ja lopettamisesta sekä nimeää tilin käyttäjät. Myös Piirin rahastonhoitaja on oikeutettava myös tilin käyttäjäksi. Valtuutus sekä sitä koskevat muutokset on kirjattava jaoston kokouksen pöytäkirjaan.

Kirjanpito

Jaoston kirjanpito tulee järjestää siten, että se selkeästi kuvaa jaoston toiminnan laatua ja laajuutta sekä yhteyden talousarvioon. Jaoston tilikausi on sama kuin Piirin tilikausi.
Tilikirjana käytetään kassapäiväkirjaa tai -vihkoa tai muuta selkeää yleisesti hyväksyttyä tapaa.
Tilitapahtumat on kirjattava säännöllisesti aikajärjestyksessä ja hoidettava huolellisesti. Kirjausten tulee perustua juoksevasti numeroituihin alkuperäisiin tositteisiin.

Tilinpäätös

Jaoston tulee laatia kultakin tilikaudelta tilinpäätös käsittäen tuloslaskelman ja taseen sekä toimintakertomuksen. Kustakin taseen erästä tulee laatia yksityiskohtainen erittely, tarvittaessa myös vastaavasti tuloslaskelman eristä.
Tilinpäätös tulee päivätä allekirjoituspäivänä, joka on sen kokouksen päivämäärä, jolloin se esitettiin kokouskäsittelyssä. Sen allekirjoittaa jaoston päätösvaltainen kokous.
Tilinpäätös ja kirjanpitoaineisto toimitetaan Piirin rahastonhoitajalle tammikuun loppuun mennessä.
Piirin hallitus luovuttaa oman aineistonsa yhteydessä myös jaostojen tilinpäätökset Piirin toiminnantarkastajille. Jaostoilla on velvollisuus antaa sellaisia selvityksiä, joita toiminnantarkastajat tehtävässään pyytävät.

Erityisiä määräyksiä

Tätä ohjesääntöä noudatetaan tammikuun 1. päivästä 2016 alkaen.
Tämä ohjesääntö on hyväksytty Helsingin Seudun Kennelpiiri ry:n hallituksen kokouksessa 9.12.2015. Tällä ohjesäännöllä kumotaan 17. päivänä marraskuuta 1992 hyväksytty jaostojen ohjesääntö myöhemmin tehtyine muutoksineen.