Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste
Laadittu 24.5.2018, päivitetty 18.10.2022 ja 6.4.2024
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin Seudun Kennelpiiri ry, jäljempänä HSKP
Osoite: Laihokuja 1 B 6, 01370 Vantaa
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Satu Hattunen, Laihokuja 1 B 6, 01370 Vantaa
tai sihteeri@hskp.net
3. Rekisterin nimi
1. HSKP:n hallituksen, jaostojen ja toimikuntien jäsenten tiedot
2. jäsenyhdistysrekisterissä yhdistysten puheenjohtajat ja sihteerit
3. Kehätoimitsijalista
4. HSKP:n Tiedotteen postituslista
5. HSKP:n järjestämien näyttelyjen, kokeiden ja tapahtumien tiedot
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietojen käsittely perustuu jäsenrekisterin osalta HSKP:n oikeutettuun etuun, sen tarkoitus on ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa, hoitaa jäsenasioita kuten tiedottamista, yhteydenpitoa, jäsenmaksujen hallintaa, palkitsemista, kurinpidollisia toimia, sekä järjestää toimintaa ja tapahtumia ja kehittää toimintaa raportoimalla ja tilastoimalla.
Kehätoimitsijalistan ylläpito on HSKP:n toimintaa, joka antaa yhdistyksen alueen kehätoimitsijoille mahdollisuuden tulla kutsutuiksi koiranäyttelyihin.
HSKP:n Tiedote on osa yhdistyksen tiedotusta ja suhdetoimintaa.
Henkilötietojen käsittely perustuu HSKP:n sääntöihin ja yhdistyksen oikeutettuun etuun.
5. Rekisterin tietosisältö
- Hallituksen ja jaostojen jäsenten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite siinä laajuudessa kuin ao. henkilö on antanut suostumuksen.
- Jäsenyhdistyksen puheenjohtajan ja sihteerin nimi, sähköpostiosoite ja/tai postiosoite.
- Kehätoimitsijan nimi, sähköpostiosoite, osoite ja puhelinnumero sen mukaisesti miten ao. henkilö on antanut suostumuksen.
- Tiedotteen vastaanottajan nimi ja postiosoite. Tiedote postitetaan HSKP:n jäsenyhdistyksille, toimihenkilöille sekä sen sidosryhmien edustajille.
- Virallisista näyttelyistä ja kokeista/kilpailuista koiranomistajista ne tiedot, jotka Suomen Kennelliitto ry:n säännöt edellyttävät, epävirallisista näyttelyistä, kokeista tai kilpailuista koiranomistajan/ esittäjän/ kilpailijan nimi.
6. Evästeiden käyttö
Yhdistyksen verkkopalveluissa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.
Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella yhdistys voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös yhdistyksen ja sen viestinnän ja tiedotuksen kohdentamisessa sekä tiedotustoimenpiteiden optimoinnissa.
Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia yhdistyksen verkkosivuston palveluita voi käyttää.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
- Suomen Kennelliitto ry:n Omakoira-palvelun kautta saatavat yhdistystiedot, jäsenyhdistysten itse ilmoittamat tiedot, YTJ:n tietopalvelu, jäsenyhdistysten kotisivut
- Kehätoimitsijoiden itse ilmoittamat tiedot
- Näyttelyihin, kokeisiin ja kilpailuihin osallistujien itse ilmoittautuessaan antamat tiedot
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
- Manuaalista aineistoa, käsittäen pääasiassa vuosikokousten osallistujien valtakirjat, säilytetään mapissa, tuoreimmat sihteerin arkistossa, mistä siirretään varastoon tai tuhotaan silppuamalla.
- Jaostoilla mahdollisesti olevat koetoimitsija- ja palkintotuomarikorttitiedot säilytetään sihteerin arkistossa, mistä siirretään varastoon tai tuhotaan.
- Sähköisesti käsiteltävät julkiset tiedot ovat HSKP:n nettisivuilla sekä Kennelliiton Omakoirapalvelussa. Ei-julkiset tiedot ovat yhdistyksen sihteerin tietokoneen salasanalla suojatulla kovalevyllä. Jäsenmaksuihin liittyvät tiedot ovat yhdistyksen taloudenhoitajan tietokoneen salasanalla suojatulla kovalevyllä.
- Tiedotteen postituslista on kyseisen listan hoitajan koneella sekä kirjapainon koneella.
11. Henkilötietojen säilytysaika
- Tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen, tai niin kauan kuin henkilö on HSKP:n, sen jaoston tai jäsenyhdistyksen toimihenkilö. Kehätoimitsijan tiedot poistetaan, kun hän lopettaa kehätoimitsijana toimimisen tai muuttaa toisen kennelpiirin alueelle.
- Virallisten koiranäyttelyjen, kilpailujen ja kokeiden osallistujat sekä tulokset tallennetaan Kennelliiton Omakoiraan Suomen Kennelliitto ry:n sääntöjen mukaisessa laajuudessa.
- Epävirallisten näyttelyjen, kokeiden, kilpailujen ja muiden tapahtumien osallistujalistat tuhotaan heti tapahtuman jälkeen.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja; esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät tiedote- ja markkinointiviestit.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
o saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
o saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
o vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
o vaatia henkilötietojensa poistamista
o peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
o vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
o saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti ja
o vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
13. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan Unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
14. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse kohdassa 2. ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen / sähköpostiosoitteisiin. Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai hänen valtuuttamansa edustaja.
15. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty kennelpiirin hallituksen kokouksessa 17.10.2022. Sihteerin yhteystietojen osalta päivitetty 6.4.2024.